Framställning och distribution av licentiat­uppsats/avhandling samt kommunikation

Gör så här

1. Layout

Det finns obligatoriska layoutmallar för Högskolan i Halmstads doktorsavhandlingar och licentiatuppsatser. Mallarna och instruktioner för hur mallarna används finns att ladda ner från Halmstad University Press.

Halmstad University Press

Din färdiga tryckfil skickar du till Media-Tryck som PDF minst sex veckor (30 arbetsdagar) före dagen för disputationen/licentiatseminariet. Avhandlingen/uppsatsen ska finnas i tryckt format tre veckor (21 dagar) före disputationen/licentiatseminariet för att kunna spikas.

Observera att veckorna under juli månad samt sista veckan i december och första veckan i januari räknas bort. Tag kontakt med Media-Tryck i god tid om det finns risk för att tidsramen inte kan följas.

Du får ett digitalt korrektur (pdf) för godkännande före tryck. Önskar du ett fysiskt provtryck måste du skicka ditt underlag sju veckor (35 arbetsdagar) före dagen för disputationen/licentiatseminariet.

Skicka din tryckfil (inlagan) som pdf tillsammans med följande information till tryckeriet med kopia till ansvarig kommunikatör vid din akademi:

• ange om det är en doktorsavhandling eller en licentiatuppsats
• avhandlingens/uppsatsens titel
• ditt namn och akademin där du är verksam
• ange leveransdag, ska vara senast dagen före spikning
• ange upplaga, om inget anges trycks avhandlingen/uppsatsen i 100 exemplar
• ange adress samt mobilnummer för eventuellt provtryck
• valfritt: foto på dig (personporträtt) och kort text till baksidan (maximalt 500 tecken)
• valfritt: högupplöst bild (300 dpi) till omslagets framsida i jpg-format

Om din avhandling består av flera separata artiklar kan du skicka in dem som en enda tryckfil, det vill säga allt innehåll – hela inlagan – i ett samlat dokument i formatet 140x170 mm med artiklarna i rätt ordning. Det går även att skicka in artiklarna var för sig, som separata filer. Då ordnar tryckeriet med inlagan och lägger artiklarna i rätt ordning med ett försättsblad före respektive artikel.

Skriv ut din pdf på papper för korrekturläsning innan du skickar pdf:n till tryck så att du ser att allt ser rätt ut.

Förlaget Halmstad University Press tilldelar varje avhandling/uppsats ISBN och serienummer och skickar detta till doktoranden och tryckeriet.

Vänligen respektera tidsplanen! För mer detaljerad tidsplan, se nästa kapitel: Disputation och licentiatseminarium

Skicka ditt underlag till media-tryck@service.lu.se

Kostnadsfri onlinekurs

Du kan gå en kostnadsfri onlinekurs ”Att formatera och leverera en tryckfärdig avhandling som PDF”. Kursen hjälper dig undvika de vanligaste problemen när du ska sätta samman din avhandling till en tryckfil. Kursen ges av Media-Tryck i Lund.

Du måste anmäla dig senast tre vardagar före respektive kurstillfälle. Ange att du är verksam vid Högskolan i Halmstad när du anmäler dig. Du får länken till kursen samma dag som kursen äger rum.

• Kurstillfällen 2024 (kursspråk svenska)
  • 2 oktober, kl. 10.15–12.00
  • 6 november, kl. 10.15–12.00
  • 4 december, kl. 10.15–12.00

• Kurstillfällen 2024 (kursspråk engelska)
  • 11 september, kl. 10.15–12.00
  • 9 oktober, kl. 10.15–12.00
  • 13 november, kl. 10.15–12.00
  • 11 december, kl. 10.15–12.00

Anmäl dig till kursen: media-tryck@service.lu.se

2. Framställning

Framställning och mångfaldigande av doktorsavhandling och licentiatuppsats, inklusive bilagor, sker genom Högskolans försorg och inom ramen för dess resurser. Tryckkostnader och eventuella andra kostnader för framställning av avhandlingen eller uppsatsen täcks av den akademi där doktoranden genomfört sina forskarstudier. Avhandlingen ska tryckas i minst 50 stycken exemplar. Ska ytterligare exemplar tryckas måste doktoranden själv förankra det beslutet och kostnaden för tryck på respektive akademi innan beställningen görs till kommunikationsavdelningen.

Högskolan bekostar inte mångfaldigande på annat sätt än genom billigaste framställningssätt eller till större omfång eller antal än vad som anges i riktlinjerna.

Riktlinjer för framställning och distribution av doktorsavhandling och licentiatuppsats Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

3. Distributionslista

Forskarutbildningsutskottet fastställer distributionslistan. På de blanketter som nämns nedan är förtryckt de exemplar som måste skickas och vart. Önskas det distribution till ytterligare institutioner ska det anges på blankettens baksida och blanketten ska lämnas in i samband med disputationsanmälan respektive anmälan om licentiatseminarium.

Blanketter

• Distributionslista – doktorsavhandlingar Pdf, 92.2 kB, öppnas i nytt fönster.
  
• Distributionslista – licentiatuppsatser Pdf, 115 kB, öppnas i nytt fönster.

Tryckeriet levererar de pliktexemplar som lagen föreskriver (7 st.). Högskolebiblioteket ansvarar i samband med katalogiseringen för elektroniska pliktexemplar enligt Lag (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material.

Campusservice (Vaktmästeriet) distribuerar avhandlingen/uppsatsen till de som finns namngivna på den fastställda distributionslistan.

4. Tillkännagivande av disputation/licentiatseminarium (”spikning”) samt elektronisk publicering

Offentliggörande av doktorsavhandlingen/licentiatseminariet ska ske senast tre terminsveckor före disputationsdatum genom att doktoranden registrerar avhandlingen i Högskolans publiceringsdatabas (DiVA) – så kallad ”spikning”. Här genereras även en kvittens på att spikningen är genomförd. Tillkännagivandet görs även, ungefär vid samma tidpunkt, i Högskolans interna och externa kalendarium av akademikommunikatören. Tillkännagivandet ska omfatta plats och tid för disputation/licentiatseminarium, doktorandens namn, titel på avhandling/uppsats, sammanfattning av avhandling/uppsats samt namn på opponent.

Senast tre terminsveckor före disputation/seminarium ska avhandlingen/uppsatsen (för sammanläggningsavhandling ”kappan”) också vara tillgänglig i DiVA i fulltextversion. För sammanläggningsavhandling gäller att samtliga delarbeten ska vara registrerade i DiVA innan avhandlingen registreras och ”kappan” görs tillgänglig i fulltextversion.

Observera: DiVA är primärkälla för uppgifter om såväl avhandling/licentiatuppsats som disputation/licentiatseminarium. Man bör alltid länka till DiVA-posterna (med länkar till fulltexten) när Högskolan kommunicerar om avhandlingar/luppsatser och disputationer/licentiatseminarium. Genom att peka på DiVA-publiceringen snarare än att parallellpublicera avhandlingen/uppsatsen på andra sidor kan man dels utnyttja statistiken över antalet nedladdningar dels kvalitetssäkra filens integritet genom uppgiften om checksumma.

5. Publicering i tryckt form

Doktorsavhandling/licentiatuppsats (inklusive bilagor och delarbeten) ska finnas tillgänglig i tryckt form på Högskolan i Halmstads bibliotek minst tre terminsveckor före disputation/seminarium. Vaktmästeriet levererar dit. Varje akademi bestämmer hur avhandlingen eller uppsatsen ska finnas tillgänglig för övrigt.

Högskolan i Halmstads bibliotek ska erhålla ett exemplar av avhandlingen/uppsatsen. Högskolan i Halmstads arkiv ska även erhålla ett exemplar av avhandlingen/uppsatsen.

Halmstad University Press har uppgifter om vad som gäller för publiceringen.

Information från Halmstad University Press

Sök Högskolans avhandlingar i LIBRIS Länk till annan webbplats.

6. Extern, populär kommunikation

• Senast fyra terminsveckor* före disputationen/seminariet skickar ansvarig akademikommunikatör, eller motsvarande, ett frågeformulär till doktoranden. Detta sker även inför vissa licentiatseminarier.
• Svaren på frågorna i formuläret ska skickas in till akademikommunikatören senast tre terminsveckor* före disputation. Även efter att formuläret fyllts i kan kommunikatören behöva göra ytterligare intervju. Svaren på dessa frågor ligger många gånger – beroende på forskningens fokus och resultat – till grund för en populärvetenskaplig artikel och vanligen även ett pressmeddelande som kommunikatören formulerar och publicerar i lämpliga kanaler. I vissa fall kan en notis vara tillräckligt. Bilder och eventuellt film kan också behöva tas.
  
• Publiceringen sker oftast inför seminariet/disputationen. Texterna publiceras alltid på svenska, ibland även på engelska.
  
• Tillkännagivandet av licentiatseminarium/disputation görs via Högskolans kalendarium och beskrivs i avsnitt 4 (ovan).
• Kommunikationsavdelningen publicerar även informationen via Högskolans konton på Twitter samt LinkedIn.
• För att olika målgrupper i allmänheten ska nås av resultatet är det betydelsefullt att även doktoranden, handledare med flera också bidrar till att sprida det populärvetenskapliga materialet i olika nätverk.
  

* Observera att ”terminsveckor” innebär att veckorna mellan vårtermin och hösttermin inte räknas, likaså måste perioden vid jul- och nyårshelgerna tas i särskilt beaktande. Ta i god tid kontakt med kommunikationsavdelningen med särskild planering för framställningstid som berör veckor utanför terminsveckor.