Behandling av personuppgifter
Här finns information om hur dina personuppgifter behandlas vid Högskolan i Halmstad, om du till exempel är student, samarbetspartner, arbetssökande hos oss, medarbetare eller på annat sätt har haft kontakt med oss. Lärosätet följer dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, GDPR).
Högskolan i Halmstad är som myndighet ansvarig för all behandling av personuppgifter inom sin verksamhet. Högskolan i Halmstad behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679. Dessa regler kallas härefter för dataskyddsförordningen, kanske mer känd som den engelska förkortningen GDPR.
Vad gör Högskolan i Halmstad med personuppgifter?
Högskolan i Halmstad behandlar personuppgifter för att uppfylla vårt uppdrag som statlig myndighet och högskola, dvs. att tillhandahålla högklassig forskning och utbildning, och samverka med samhället. Vi gör det också för att granska och utveckla vår verksamhet och för att följa svensk lag.
All behandling av personuppgifter inom Högskolan i Halmstad sker för att i något led främja dessa ändamål. Behandlingen måste även ha rättslig grund. Endast de personuppgifter som behövs för ändamålet ska behandlas.
Mer detaljerad information om hur just dina personuppgifter behandlas får du som medarbetare, student eller utomstående intressent via din kontaktperson, kursledare, chef eller forskningsledare vid Högskolan i Halmstad. Upplever du att du inte har fått information från dem kan du kontakta vårt dataskyddsombud, se kontaktuppgifterna längst ner på sidan.
Vilka personuppgifter samlar Högskolan i Halmstad in?
Vid Högskolan i Halmstad finns det olika anledningar till att vi behandlar dina personuppgifter. De vanligaste anledningarna är att du är student, forskare, anställd, deltagare i en studie, deltagare i en konferens eller annat evenemang, att du söker en tjänst, eller att du av annan anledning har kontaktat eller samarbetar med Högskolan.
Den mesta av denna information samlar vi in direkt från dig. I vissa fall samlar vi även in uppgifter från andra källor, exempelvis Skatteverket, Antagning.se eller Centrala studiestödsnämnden. Varför detta görs informerar vi om i det enskilda fallet.
Vilken information vi behandlar beror på anledningen till att vi behandlar dina personuppgifter, men det kan till exempel handla om:
- Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-post.
- Personnummer (när det behövs för att kunna fastställa din identitet eller för att samordna dina uppgifter mellan system för att säkerställa enhetlighet i informationen om dig).
- Bank- och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera.
- Personuppgifter som har inhämtats inom ramen för deltagande i en forskningsstudie.
- Information om studieresultat och annan information om dina studier vid Högskolan i Halmstad.
- Information om hur du använder våra webbplatser, i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via kakor.
- Information vid deltagande i konferenser eller kurser.
- Personuppgifter som behövs vid anställning eller om du söker en tjänst.
Hur skyddas dina personuppgifter?
Högskolan i Halmstad ska se till att behandling av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska vara sådana att de säkerhetsställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen.
Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Det kan exempelvis vara att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att kopia på behandlingen tas.
Vem kan komma att ta del av dina personuppgifter?
Mycket av den information som finns vid Högskolan i Halmstad utgör allmänna handlingar. Om dina personuppgifter finns i en allmän handling, kan alla som begär ut den allmänna handlingen ta del av dina personuppgifter, om inte sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) hindrar detta.
Utöver detta kan dina uppgifter lämnas ut till Högskolan i Halmstads samarbetsparter inom forskningsprojekt, till leverantörer eller till andra parter som behöver ta del av dem till följd av avtal mellan Högskolan i Halmstad och dig, på grund av en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller på grund av en rättslig förpliktelse som Högskolan i Halmstad har.
En uppgift av allmänt intresse är en uppgift som Högskolan i Halmstad måste uppfylla enligt lag eller beslut med stöd i lag, men som inte direkt ingår i Högskolan i Halmstads myndighetsuppgifter.
Vid överföring till annan part vidtar Högskolan i Halmstad alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter.
Högskolan i Halmstad kommer inte att överlämna personuppgifter till andra parter utan rättsligt stöd.
Hur länge sparar Högskolan i Halmstad personuppgifter?
Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som ändamålet med behandlingen kräver, eller så länge som krävs i lag.
Om du t.ex. är anställd behandlar vi dina personuppgifter så länge det behövs för att administrera anställningsförhållandet.
Om du är student behandlar vi dina personuppgifter så länge du är student vid Högskolan i Halmstad.
Om du är deltagare i en studie behandlar vi dina personuppgifter så länge som det behövs för att säkerställa forskningens kvalitet.
Vad gäller allmänna handlingar hanteras personuppgifter i dessa i enlighet med vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningen (1949:105), arkivlagen (1990:782) samt Riksarkivets föreskrifter. I många fall innebär detta att dina personuppgifter kan komma att sparas i mellan fem år och för all framtid i Högskolan i Halmstads centralarkiv.
Data till tredje land
Högskolan i Halmstad kan komma att föra över personuppgifter till tredje land utanför EU/EES, framför allt när det gäller internationella forskningsprojekt. Högskolan i Halmstad kommer då att vidta alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att uppnå en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter. Du kommer dessutom att bli informerad om detta.
Rättigheter enligt dataskyddsförordningen
Dataskyddsförordningen ger dig som enskild ett antal rättigheter gentemot Högskolan i Halmstad:
Rätten till tillgång
Du har rätt att begära svar på om Högskolan i Halmstad behandlar personuppgifter om dig, och att få en kostnadsfri kopia av de personuppgifter som behandlas. Vill du begära utdrag upprepade gånger kommer Högskolan i Halmstad att ta ut en avgift för att täcka de administrativa kostnaderna för detta. I samband med en sådan begäran lämnar Högskolan även ytterligare information om behandlingen, som dess ändamål, kategorier av personuppgifter som behandlas, förutsedd lagringstid m.m.
Rätten till rättelse
Du har rätt att begära att få dina personuppgifter hos Högskolan i Halmstad rättade om de är felaktiga. Du kan exempelvis göra detta med ett kompletterande utlåtande till din kontaktperson, kursledare, chef eller forskningsledare vid Högskolan i Halmstad. Högskolan i Halmstad är skyldiga att rätta dina personuppgifter utan onödigt dröjsmål. Högskolan i Halmstad är inte skyldiga att rätta dina uppgifter om de endast behandlas för att dokumentera färdigställd forskning.
Rätten till radering
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade ur Högskolan i Halmstads system, om personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål som de samlades in för.
Det kan finnas bestämmelser som kräver att Högskolan i Halmstad inte raderar dina uppgifter, exempelvis reglerna om allmänna handlingar eller om dokumentation av forskning eller studier. Om dina personuppgifter har lämnats ut till en annan part, kommer Högskolan i Halmstad, när så är möjligt, att vidta alla rimliga åtgärder för att underrätta dessa parter om din begäran om radering.
Om Högskolan i Halmstads inte kan radera dina uppgifter av rättsliga skäl, kommer vi att begränsa behandlingen av dina uppgifter till att endast omfatta det som krävs för att uppfylla Högskolan i Halmstads skyldigheter.
Rätten till begränsning av dina personuppgifter
Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att vi ser till att vi bara behandlar dina personuppgifter för vissa specifika ändamål. Högskolan i Halmstad kommer att begränsa behandlingen i följande fall:
- Om du hävdar att personuppgifterna inte är korrekta och Högskolan i Halmstad behöver tid att kontrollera uppgifternas riktighet.
- Högskolan i Halmstad inte längre behöver uppgifterna, men du begär att vi fortsätter lagra dem för att du behöver dem för att ta vara på rättsliga anspråk.
- Om du invänder mot behandling som utförs av Högskolan i Halmstad. Behandlingen begränsas i så fall till dess att en avvägning har gjorts mellan dina skäl för invändningen och Högskolan i Halmstads tvingande berättigade skäl.
- Om du anser att vi ska radera personuppgifterna, men vi inte kan göra detta av någon anledning.
Rätten att invända mot behandling
Du har rätt att göra invändningar mot Högskolan i Halmstads behandling av dina personuppgifter i vissa fall, exempelvis inom forskning eller utbildningsverksamhet. Högskolan i Halmstad kommer då att upphöra med behandlingen om vi inte har tvingande skäl till att fortsätta med den, eller om behandlingen krävs för att ta tillvara Högskolan i Halmstads rättsliga anspråk.
Frågor
Om du har frågor om dataskydd kan du alltid kontakta din kontaktperson vid Högskolan i Halmstad, den ansvariga för ett projekt eller en kurs, eller skicka e-post till dataskydd@hh.se.
