Personuppgiftshantering för doktorander

Här har vi gjort en sammanställning över hur Högskolan behandlar doktoranders personuppgifter så att du på ett enkelt sätt kan se hur det påverkar dig.

Hantering av alla doktoranders uppgifter

  • Ansökan om antagning
    • Ändamål och behandling: hantera din ansökan samt fatta beslut om antagning.
    • Typ av uppgifter: ansökningsblankett, finansieringsintyg/intyg om nödvändiga resurser, intyg om behörighet, övriga handlingar som sökanden önskar åberopa.
    • IT-system: Diariet.
  • Dokumentation av antagning
    • Ändamål och behandling: dokumentera beslut om antagning till utbildning.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter, forskarutbildningsämne och studiebehörighet.
    • IT-system: Ladok.
  • Förteckning över alla doktoranders kontaktuppgifter
    • Ändamål och behandling: översikt över alla doktorander och deras kontaktuppgifter.
    • Typ av uppgifter: namn, kontaktuppgifter, forskarutbildningsämne.
    • IT-system: SiteVision/insidan.hh.se, Högskolans register.
  • Studentkonto/användarkonto
    • Ändamål och behandling: för att du ska kunna använda Högskolans IT-resurser och för att Högskolan ska kunna identifiera dig som användare i olika IT-system. Många doktorander har ett konto som student och ett konto som anställd.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter.
    • IT-system: kontodatabas.
  • E-post med mera (Office 365)
    • Behandling: automatgenererat konto för e-post.
    • Typ av uppgifter: namn och e-postadress.
    • IT-system: Office365.
  • Passerkort
    • Behandling: ge dig tillgång till lokaler, utifrån de kurser du läser och de arbetsuppgifter du har.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter, kursregistrering och foto.
    • IT-system: passersystemen.
  • Undervisning
    • Behandling: inlämning, bedömning, återkoppling, grund för resultatrapportering.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter samt innehåll i respektive moment.
    • IT-system: lärplattformen Blackboard och kursspecifika IT-system.
  • Registrering av resultat
    • Behandling: resultatrapportering (betyg).
    • Typ av uppgifter: resultat.
    • IT-system: Ladok.
  • Uppföljning av studierna
    • Behandling: olika former av statistik med mera. Vissa uppgifter skickas till andra myndigheter för uppföljning på nationell nivå till exempel SCB och UKÄ.
    • Typ av uppgifter: kontaktuppgifter, personnummer, uppgifter som rör studierna, till exempel resultat och internationell mobilitet.
    • IT-system: diariet, Ladok och Högskolans register.
  • Individuell studieplan
    • Behandling: hantering och uppföljning av studieplan samt fatta beslut om studieplan.
    • Typ av uppgifter: kontaktuppgifter, uppgifter som rör studierna och dess progression, annat som påverkar studierna.
    • IT-system: diariet och Ladok.
  • Studentkåren
    • Behandling: informationsutskick och medlemsregister.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter.
    • IT-system: studentkårens register.
  • Studenthälsan
      • Behandling: studentregister för samtliga studenter. Journaluppgifter för de studentkontakter som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen.
      • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och journalföring.
      • IT-system: Prorenata.

    Hantering av vissa doktoranders uppgifter

    Doktorander anställda vid Högskolan – se även Högskolans medarbetarwebb för mer information.

    • Doktorsavhandling och licentiatuppsats
      • Behandling: publicering av godkänd avhandling/licentiatuppsats.
      • Typ av uppgifter: avhandling/licentiatuppsats och namn.
      • IT-system: DiVA
    • Anmälan av licentiatseminarium/disputation
      • Behandling: hantera din anmälan samt fatta beslut om licentiatseminarium/disputation, informera om licentiatseminarium/disputationstillfälle till interna och externa intressenter.
      • Typ av uppgifter: namn, kontaktuppgifter, forskarutbildningsämne, titel på avhandling/licentiatuppsats.
      • IT-system: diariet, Sitevision/hh.se, nyhetsbrev
    • Examensbevis
      • Behandling: prövning av din ansökan.
      • Typ av uppgifter: namn, personnummer och studieresultat.
      • IT-system: Ladok, arkivet.
    • Helpdesk
      • Behandling: hantering av dina ärenden gällande frågor kring IT, bibliotek, och övrig administration.
      • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och ditt ärende.
      • IT-system: Helpdesk
    • Biblioteksstöd (böcker, tidskrifter med mera)
      • Behandling: lånehantering.
      • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och lån.
      • IT-system: bibliotekssystemet.
    • Anmälningar till evenemang och aktiviteter
      • Behandling: administration av deltagande.
      • Typ av uppgifter: respektive evenemangs insamlade anmälningsuppgifter.
      • IT-system: Sitevision/hh.se.
    • Studieuppehåll och studieavbrott
      • Behandling: administration av önskad förändring.
      • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och förändringen.
      • IT-system: Ladok och diariet.
    • Tillgodoräknande
      • Behandling: administration av önskemål om tillgodoräknande.
      • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och tillgodoräknanden.
      • IT-system: Studentladok, diariet och arkivet.
    • Pedagogiskt stöd
      • Behandling: prövning av ansökan om pedagogiskt stöd som rör studierna.
      • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och intyg från sakkunnig person kring funktionsnedsättning.
      • IT-system: Nais.
    • Stöd kopplat till anställning för doktorander med anställning hanteras av HR-avdelningen.
    • Disciplinära åtgärder (till exempel vid misstanke om oredlighet i forskning)
      • Behandling: hantering av anmälan om förseelse.
      • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter samt förseelse.
      • IT-system: diariet. Ladok och diverse andra system om det blir aktuellt med avstängning.

    uppdaterad

    2019-06-04

    Kontakt

    Dela

    Kontakt