Personuppgiftshantering för doktorander

Hantering av alla doktoranders uppgifter

Ansökan om antagning

• Ändamål och behandling: hantera din ansökan samt fatta beslut om antagning.
• Typ av uppgifter: ansökningsblankett, finansieringsintyg/intyg om nödvändiga resurser, intyg om behörighet, övriga handlingar som sökanden önskar åberopa.
• IT-system: Diariet.
• Gallringstid: bevaras. 

Dokumentation av antagning

• Ändamål och behandling: dokumentera beslut om antagning till utbildning.
• Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter, forskarutbildningsämne och studiebehörighet.
• IT-system: Ladok.
• Gallringstid: bevaras.

Förteckning över alla doktoranders kontaktuppgifter

• Ändamål och behandling: översikt över alla doktorander och deras kontaktuppgifter.
• Typ av uppgifter: namn, kontaktuppgifter, forskarutbildningsämne.
• IT-system: SiteVision/insidan.hh.se, Högskolans register.
• Gallringstid: uppdateras löpande.

Studentkonto/användarkonto

• Ändamål och behandling: för att du ska kunna använda Högskolans IT-resurser och för att Högskolan ska kunna identifiera dig som användare i olika IT-system. Många doktorander har ett konto som student och ett konto som anställd.
• Typ av uppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter.
• IT-system: kontodatabas.
• Gallringstid: två månader efter anmodan från akademin.

E-post med mera (Office 365)

• Behandling: automatgenererat konto för e-post.
• Typ av uppgifter: namn och e-postadress.
• IT-system: Office365.
• Gallringstid: två månader efter anmodan från akademin.

Passerkort

• Behandling: ge dig tillgång till lokaler, utifrån de kurser du läser och de arbetsuppgifter du har.
• Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter, kursregistrering och foto.
• IT-system: passersystemen.
• Gallringstid: två månader efter avslutad anställning.

Biblioteksstöd (böcker, tidskrifter med mera)

• Behandling: lånehantering.
  
• Typ av uppgifter: personnummer, passerkort, kontaktuppgifter, lån, reservationer och beställningar
  
• IT-system: ExLibris Alma.
• Gallringstid: fem år efter senaste aktivitet.

Undervisning

• Behandling: inlämning, bedömning, återkoppling, grund för resultatrapportering.
• Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter samt innehåll i respektive moment.
• IT-system: lärplattformen Blackboard och kursspecifika IT-system.

Registrering av resultat

• Behandling: resultatrapportering (betyg).
• Typ av uppgifter: resultat.
• IT-system: Ladok.
• Gallringstid: bevaras.

Uppföljning av studierna

• Behandling: olika former av statistik med mera. Vissa uppgifter skickas till andra myndigheter för uppföljning på nationell nivå till exempel SCB och UKÄ.
• Typ av uppgifter: kontaktuppgifter, personnummer, uppgifter som rör studierna, till exempel resultat och internationell mobilitet.
• IT-system: diariet, Ladok och Högskolans register.

Individuell studieplan

• Behandling: hantering och uppföljning av studieplan samt fatta beslut om studieplan.
• Typ av uppgifter: kontaktuppgifter, uppgifter som rör studierna och dess progression, annat som påverkar studierna.
• IT-system: diariet och Ladok.
• Gallringstid: bevaras.

Studentkåren

• Behandling: informationsutskick och medlemsregister.
• Typ av uppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter.
• IT-system: studentkårens register.

Studenthälsan

• Behandling: studentregister för samtliga studenter. Journaluppgifter för de studentkontakter som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen.
• Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och journalföring.
• IT-system: Prorenata.
• Gallringstid: journalhandlingar bevaras, övriga raderas efter två år.