Högskolan som myndighet

Eftersom Högskolan är en statlig myndighet som lyder under regeringen finns det ett antal lagar och förordningar, exempelvis högskolelagen och högskoleförordningen, som reglerar verksamheten. Högskolan omfattas även av offentlighetsprincipen, vilket innebär att allmänhet och media har rätt till insyn i vår verksamhet.

Offentlighetsprincipen

Som myndighet omfattas Högskolan av offentlighetsprincipen, vilket innebär att allmänheten och massmedia har rätt till insyn i Högskolans verksamhet.

En del av offentlighetsprincipen, handlingsoffentligheten, innebär i princip att alla, svenska medborgare och utlänningar, har rätt att läsa de handlingar som finns hos myndigheterna. Huvudregeln är alltså att allmänna handlingar är offentliga. För att en handling ska bli hemlig måste det finnas stöd för detta i offentlighets- och sekretesslagen. Det är framför allt vissa beslut som rör enskilda personer som kan vara sekretessbelagda.

Handlingar på Högskolan som är allmänna/offentliga:

  • uppgifter i Ladok
  • tentamensresultat
  • ett skrivet prov när betyget är satt
  • tidigare givna tentafrågor
  • rapporter, uppsatser med mera efter att betyget har fastställts

Offentliga handlingar kan begäras ut

Vem som helst kan begära ut allmänna handlingar mot en avgift enligt avgiftsförordningen. Detta gäller även skriftliga provsvar. Provsvar får lämnas ut först när betyget har fastställts och registrerats i Ladok. Om en student begär omprövning av betyg ska provsvaret bevaras i två år. Högskolan har en egen handling kring hantering av allmänna handlingar och diarieföring.

Personuppgiftshantering

Här har vi gjort en sammanställning över hur Högskolan behandlar studenters personuppgifter så att du på ett enkelt sätt kan se hur det påverkar dig.

Hantering av alla studenters uppgifter

  • Ansökan och antagning
    • Ändamål och behandling: hantera din ansökan och göra urval för antagning samt prövning av ansökan och urval för antagning.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter, betyg och meriter.
    • IT-system: Studentladok, som får uppgifterna från antagning.se. MoveOn för internationella studenter.
  • Studentkonto
    • Ändamål och behandling: för att du ska kunna använda Högskolans IT-resurser och för att Högskolan ska kunna identifiera dig som användare i olika IT-system.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter.
    • IT-system: kontodatabas
  • E-post med mera (Office 365)
    • Behandling: automatgenererat konto för e-post.
    • Typ av uppgifter: namn och genererad e-postadress.
    • IT-system: Office365
  • Passerkort
    • Behandling: ge dig tillgång till lokaler, utifrån de kurser du läser.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter, kursregistrering och foto.
    • IT-system: passersystemen
  • Klass- och grupplistor
    • Behandling: lärare ska kunna ta ut listor över klasser och grupper av studenter.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, e-post och foto.
    • IT-system: klasslistor
  • Undervisning
    • Behandling: inlämning, bedömning, återkoppling, grund för resultatrapportering.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter samt innehåll i respektive moment.
    • IT-system: lärplattformen Blackboard och kursspecifika IT-system.
  • Anmälan till tenta
    • Behandling: administration av tentor.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter.
    • IT-system: Studentladok
  • Registrering av resultat
    • Behandling: resultatrapportering (betyg)
    • Typ av uppgifter: resultat
    • IT-system: Studentladok
  • Kursvärdering
    • Behandling: sammanställning av värderingar på gruppnivå.
    • Typ av uppgifter: e-post för utskick av kursvärdering samt inskickad kursvärdering.
    • IT-system: Kursvärderingssystem
  • Studentkåren
    • Behandling: informationsutskick och medlemsregister.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter.
    • IT-system: studentkårens register.
  • Studenthälsan
    • Behandling: studentregister för samtliga studenter. Journaluppgifter för de studentkontakter som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och journalföring.
    • IT-system: Prorenata.

Hantering av vissa studenters uppgifter

  • Examensarbete/uppsats
    • Behandling: publicering av godkänd uppsats (examensarbete)
    • Typ av uppgifter: examensarbete och namn.
    • IT-system: DiVA
  • Examensbevis/kursbevis
    • Behandling: prövning av din ansökan.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer och studieresultat.
    • IT-system: Studentladok, arkivet
  • Helpdesk
    • Behandling: hantering av dina ärenden gällande frågor kring IT, bibliotek, utbildningsadministration med mera.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och ditt ärende.
    • IT-system: Helpdesk
  • Biblioteksstöd (böcker, tidskrifter med mera)
    • Behandling: lånehantering.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och lån.
    • IT-system: bibliotekssystemet
  • Studievägledning
    • Behandling: jämförande av studiemeriter och ev kompletterande studier, utifrån önskemål.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och meriter.
    • IT-system: uppgifter hämtas från andra system, till exempel antagning och Studentladok.
  • Anmälningar till evenemang och aktiviteter
    • Behandling: administration av deltagande.
    • Typ av uppgifter: respektive evenemangs insamlade anmälningsuppgifter.
    • IT-system: Sitevision/hh.se
  • Anstånd, studieuppehåll och studieavbrott
    • Behandling: administration av önskad förändring.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och förändringen.
    • IT-system: Studentladok och diariet.
  • VFU – Verksamhetsförlagd utbildning (praktik)
    • Behandling: administration av VFU.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och VFU-uppgifter.
    • IT-system: VFU-databasen och Klipp.
  • Tillgodoräknande
    • Behandling: administration av önskemål om tillgodoräknande.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och tillgodoräknanden.
    • IT-system: Studentladok, diariet och arkivet.
  • Pedagogiskt stöd
    • Behandling: prövning av ansökan om pedagogiskt stöd.
    • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och intyg från sakkunnig person kring funktionsnedsättning.
    • IT-system: Nais.
  • Disciplinära åtgärder (till exempel fusk)
    • Behandling: hantering av anmälan om förseelse.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter samt förseelse.
  • IT-system: diariet och Studentladok.

Dokumentation av studier

Varje högskola eller universitet måste föra studieregister med uppgifter individuellt för varje student. I studieregistret anges alla studenter med namn och personnummer. Fullständigt personnummer eller namn får dock inte användas när provresultat meddelas, varken på akademiernas anslagstavla eller på webben. Detta gäller även om webbsidan är skyddad av lösenord.

Följande studieuppgifter ska dokumenteras:

  • behörighet
  • urvalsgrund
  • antagning
  • deltagande i utbildning och prov
  • studieresultat
  • betyg
  • tillgodoräknande av utbildning
  • examen

uppdaterad

2019-03-04

Kontakt

Dela

Har du Frågor?

Kontakta Servicecenter: servicecenter@hh.se