Student
Sök

Personuppgifts­hantering

Här har vi gjort en sammanställning över hur Högskolan behandlar studenters personuppgifter så att du på ett enkelt sätt kan se hur det påverkar dig.

  • Personuppgiftshantering

Hantering av alla studenters uppgifter

Ansökan och antagning

  • Ändamål och behandling: hantera din ansökan och göra urval för antagning samt prövning av ansökan och urval för antagning.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter, betyg och meriter.
  • IT-system: Ladok för studenter, som får uppgifterna från antagning.se. MoveOn för utbytesstudenter.
  • Gallringstid: bevaras.

Studentkonto

  • Ändamål och behandling: för att du ska kunna använda Högskolans IT-resurser och för att Högskolan ska kunna identifiera dig som användare i olika IT-system.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter.
  • IT-system: kontodatabas
  • Gallringstid: fyra år efter senaste kursregistrering.

E-post med mera (Office 365)

  • Behandling: automatgenererat konto för e-post.
  • Typ av uppgifter: namn och genererad e-postadress.
  • IT-system: Office365
  • Gallringstid: fyra år efter senaste kursregistrering.

Passerkort

  • Behandling: ge dig tillgång till lokaler, utifrån de kurser du läser.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter, kursregistrering och foto.
  • IT-system: passersystemen
  • Gallringstid: två år efter senaste kursregistrering.

Biblioteksstöd (böcker, tidskrifter med mera)

  • Behandling: lånehantering.
  • Typ av uppgifter: personnummer, passerkort, kontaktuppgifter, lån, reservationer och beställningar
  • IT-system: ExLibris Alma.
  • Gallringstid: fem år efter senaste aktivitet.

Klass- och grupplistor

  • Behandling: lärare ska kunna ta ut listor över klasser och grupper av studenter.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer, e-post och foto.
  • IT-system: klasslistor
  • Gallringstid: ingen lagring, endast utskrift i realtid.

Undervisning

  • Behandling: inlämning, bedömning, återkoppling, grund för resultatrapportering.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter samt innehåll i respektive moment.
  • IT-system: lärplattformen Blackboard och kursspecifika IT-system.
  • Gallringstid: bevaras.

Anmälan till tenta

  • Behandling: administration av tentor.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter.
  • IT-system: Ladok för studenter
  • Gallringstid: bevaras.

Registrering av resultat

  • Behandling: resultatrapportering (betyg)
  • Typ av uppgifter: resultat
  • IT-system: Ladok för studenter
  • Gallringstid: bevaras.

Kursvärdering

  • Behandling: sammanställning av värderingar på gruppnivå.
  • Typ av uppgifter: e-post för utskick av kursvärdering samt inskickad kursvärdering.
  • IT-system: Kursvärderingssystem
  • Gallringstid: två år efter sammanställning av resultat.

Studentkåren

  • Behandling: informationsutskick och medlemsregister.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer och kontaktuppgifter.
  • IT-system: studentkårens register.

Studenthälsan

  • Behandling: studentregister för samtliga studenter. Journaluppgifter för de studentkontakter som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och journalföring.
  • IT-system: Prorenata.
  • Gallringstid: journalhandlingar bevaras, övriga raderas efter två år.

Hantering av vissa studenters uppgifter

Examensarbete/uppsats

  • Behandling: publicering av godkänd uppsats (examensarbete)
  • Typ av uppgifter: examensarbete och namn.
  • IT-system: DiVA.
  • Gallringstid: bevaras.

Examensbevis/kursbevis

  • Behandling: prövning av din ansökan.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer och studieresultat.
  • IT-system: Ladok för studenter, arkivet.
  • Gallringstid: bevaras.

Helpdesk

  • Behandling: hantering av dina ärenden gällande frågor kring IT, bibliotek, utbildningsadministration med mera.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och ditt ärende.
  • IT-system: Helpdesk.
  • Gallringstid: bevaras.

Streamade föreläsningar

  • Behandling: deltagande i föreläsning på distans.
  • Typ av uppgifter: namn/användarnamn och det som visas från kameran.
  • IT-system: Zoom och Blackboard collaborate.
  • Gallringstid: två år efter avslutat kurstillfälle.

Studievägledning

  • Behandling: jämförande av studiemeriter och ev kompletterande studier, utifrån önskemål.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och meriter.
  • IT-system: uppgifter hämtas från andra system, till exempel antagning och Ladok för studenter.

Anmälningar till evenemang och aktiviteter

  • Behandling: administration av deltagande.
  • Typ av uppgifter: respektive evenemangs insamlade anmälningsuppgifter.
  • IT-system: Sitevision/hh.se
  • Gallringstid: gallras senast ett år efter eventet.

Anstånd, studieuppehåll och studieavbrott

  • Behandling: administration av önskad förändring.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och förändringen.
  • IT-system: Ladok för studenter och diariet.
  • Gallringstid: bevaras.

VFU – Verksamhetsförlagd utbildning (praktik)

  • Behandling: administration av VFU.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och VFU-uppgifter.
  • IT-system: VFU-databasen och Klipp.
  • Gallringstid: två år efter examen.

Tillgodoräknande

  • Behandling: administration av önskemål om tillgodoräknande.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och tillgodoräknanden.
  • IT-system: Ladok för studenter, diariet och arkivet.
  • Gallringstid: bevaras.

Pedagogiskt stöd

  • Behandling: prövning av ansökan om pedagogiskt stöd.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter och intyg från sakkunnig person kring funktionsnedsättning.
  • IT-system: Nais.
  • Gallringstid: bevaras.

Disciplinära åtgärder (till exempel fusk)

  • Behandling: hantering av anmälan om förseelse.
  • Typ av uppgifter: namn, personnummer, kontaktuppgifter samt förseelse.
  • IT-system: diariet och Ladok för studenter.
  • Gallringstid: bevaras.

Id-kontroll

  • Behandling: utföra id-kortskontroll för säker identifiering.
  • Typ av uppgifter: id-kortsuppgifter, passuppgifter.
  • IT-system: 365id.
  • Gallringstid: ingen lagring, endast kontroll i realtid.

Läs mer om personuppgiftshantering 

Behandling av personuppgifter

Integritetsskyddsmyndighetens sidor om dataskyddsförordningen GDPR Länk till annan webbplats.

uppdaterad

Kontakt

Dela

Kontakt